Ponce Onboarding

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Para ser elegibles, es importante cumplir con los siguientes parámetros:

- La empresa debe estar establecida en Ponce

- Registrado como Entidad en el Departamento de Estado

- Documento de clasificación Good Standing

- Empresa con 70% de empleados en Nómina

- Empresa cuente con 50% de la plantilla de empleados como base en Ponce

- La empresa no debe tener ninguna deuda con una entidad gubernamental (Hacienda, Patente Municipal, CRIM)

f. Clausura de defensa del FISCO Municipal

La defensa del FISCO Municipal contempla como base el decreto establecido en el año anterior en el mínimo devengado. Se otorga la oportunidad de desarrollo de nueva inversión, sin embargo, al realizar el nuevo cómputo, el FISCO es protegido ya que se asegura como mínimo el ingreso ya recibido previamente. 

Por ejemplo:

La empresa X generó en ventas $5,000,000 (antes del decreto), por efecto de volumen de ingresos, pagaría una total de $250,000 ($5,000,000 x 5%) en patente municipal. Si la empresa X realiza nueva inversión que incremente sus ingresos, pero al realizar el cómputo, el total a pagar es menor a $250,000, se mantiene el pago de $250,000 como pago base, garantizando el ingreso presupuestado.

g. Casos de no Elegible

Se considera un caso no elegible toda aquella solicitud que presente las siguientes circunstancias:

- Empresa no registrada en el departamento de Estado

- Empresa que no cuente con clasificación Good Standing

- Empresa con deuda en cualquier entidad gubernamental (Hacienda, Patente Municipal, CRIM)

- De ser empresa nueva, no contar con contrato de arrendamiento

- Empresa que tenga la mayoría de su empleomanía por servicios profesionales

h. Conflicto de Interés

El proceso de evaluación y determinación de incentivos siempre debe ser uno transparente con los más altos estándares de calidad. Por tal razón, ningún funcionario de gobierno debe influenciar en la aprobación de incentivo alguno. En adición, ningún funcionario del cuerpo ejecutivo del MAP debe beneficiarse en carácter personal de dicho beneficio.

i. Proceso de Notificación 

El solicitante comienza el proceso completando el formulario en todas sus partes. Al recibir la información, se procede a solicitar los documentos requeridos para procesar la solicitud. Al recibirlos, se procede a crear un expediente digital del solicitante. Luego, se procede con la evaluación de la solicitud y el cumplimiento de lo requerido para recibir el incentivo. Al concluir la revisión, se determina su aprobación o denegación y se procede a notificar al cliente. La notificación de aprobación tiene una vigencia de 30 días laborales luego de emitida. En el caso de ser denegada, dependiendo la circunstancia, se puede proceder al proceso de reconsideración. No todos los casos cualifican para el proceso de reconsideración.

j. Proceso de Reconsideración

Al realizar el proceso de revisión de solicitud y documentos, se determina si es aplicable o no aplicable. De tener un resultado adverso, el solicitante podrá realizar un proceso de reconsideración. Dentro de dicho proceso, se debe responder a ciertos señalamientos aplicables que puedan ser enmendados y que sea mostrada la evidencia de la acción correctiva.

Las excepciones que serán reevaluadas en el proceso de reconsideración son las siguientes:

- Error en la entrada de información

- Cambio en el nombre y/o estructura de la empresa solicitante

- El solicitante no recibió las notificaciones en el periodo acordado

- Deudas con el MAP o el Gobierno Central

k. Acuerdo y Decreto

Los decretos del programa Ponce Onboarding serán redactados por un ente legal externo con experiencia en incentivos. El departamento legal del MAP es responsable de certificar el decreto según el comercio que solicite incentivo. El decreto tiene como objetivo ratificar los acuerdos entre el MAP y la Corporación. Dicho documento es firmando por el alcalde de Ponce y el director de Planificación y Desarrollo Económico.

Proceso de redacción de decretos

La redacción de decretos es vital en el proceso de culminar la requisición y ratificación del incentivo. El decreto es un documento legal y se establece bajo lo siguiente:

- Exposición del nombre registrado de la empresa, número de identificación, lugar de establecimiento del negocio y tipo de negocio.

- Autoridades y facultades del Municipio Autónomo de Ponce

- Establecimiento de impuestos, exenciones y acuerdos contractuales

- Establecimiento de las dependencias municipales involucradas y su función.

- Término para el Plan de Beneficios.

- Autoridad en el proceso de revocación de incentivos.

- Establecimiento de documentación requerida en el proceso de revisión del decreto.

- Establecimiento del cumplimiento de leyes, reglamentos, ordenanzas, regulaciones y permisos requeridos.

- Término de aceptación del incentivo.

En adición, se establece el listado de exenciones contributivas, tales como:

- Determinación de término de la exención

- Tipo de exención

- Porcentaje de la exención

Requerimiento para completar decreto

Para completar el proceso de decreto, es importante lo siguiente:

- Completar la solicitud en todas sus partes.

- Realizar la evaluación de viabilidad de parte del personal autorizado de Desarrollo Económico.

- Ser presentado y avalado por la Legislatura Municipal.

- Ser presentada toda la documentación al departamento legal del Municipio Autónomo de Ponce.

Término por decreto

Los decretos aplicables al programa Ponce Onboarding tendrán una vigencia de 5 años con revisiones anuales. De no cumplir con los acuerdos establecidos, el decreto pierde vigencia y el participante no podrá solicitar nuevamente el beneficio. En las industrias de manufactura y Pharma, la vigencia será de 10 años.

*Los decretos serán publicados en los medios autorizados.

l. Cumplimiento y monitoreo

El programa Ponce Onboarding representa una herramienta objetiva en la búsqueda de estandarizar los parámetros de evaluación para la solicitud, evaluación y aprobación de incentivos. Establecer estándares de cumplimiento permitirá realizar una revisión continua de los formularios, procesos e intervención interdepartamental; de manera, que se pueda reevaluar el proceso de manera continua, persiguiendo la eficiencia en todo momento. 

El monitoreo es el conjunto de herramientas a ser utilizadas con el fin de establecer un proceso transparente y continuo. Es vital establecer parámetros de monitoreo para fomentar la continuación de procesos de manera continua y consistente.

Evaluación de cumplimiento

Con el propósito de establecer la pureza de los procesos es vital contar con un sistema de cumplimiento y monitoreo. El cumplimiento se valida en las distintas, fases del proceso. Para completar dicha encomienda, se establecen los siguientes controles:

- La solicitud de incentivo debe estar completa y al acorde con la documentación de soporte.

- Los documentos suministrados deben estar vigentes y legibles.

- Los documentos no pueden ser manipulados ni tener tachaduras.

- Los documentos deben ser suministrados en el periodo solicitado.

- Los documentos deben ser entregados por el solicitante, no puede enviar segundas personas.

- El proceso pasará de etapa en el momento en que se valide que, en efecto, cumple con la totalidad de lo requerido. No se procesarán solicitudes con documentación incompleta o inaccesible.

Parámetros de monitoreo

Con el propósito de mantener un monitoreo del recipiente de incentivo, es importante conocer y reconocer si han sido cumplidos los acuerdos establecidos.

En cuanto al monitoreo, se establecen los siguientes controles:

- El recipiente debe enviar información financiera actualizada anualmente.

- En el caso de tener vencido algún documento previamente suministrado, debe entregar el mismo vigente.

- El recipiente debe mantener la clasificación “Good Standing” en el departamento de estado.

- De haber cambios en la composición accionaria, debe notificarlo y suministrar el documento que aplique (bylaws o el Operating Agreement).

- El recipiente no puede tener deudas con el municipio, el Gobierno Central y todas sus dependencias.

Entrega de informes anuales

Con el propósito de mantener un monitoreo del receptor del incentivo, se realizará una revisión anual de los siguientes documentos:

- Estados Financieros Auditados

- Evidencia del % de nuevos empleados regulares y servicios profesionales (si aplica)

- Evidencia de la inversión realizada al negocio

- Reporte de inventario (si aplica)

*Para continuar siendo elegible para beneficios de incentivos, es importante suministrar la documentación en el tiempo establecido.